Giriş

Usul ve esasları Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen E-Fatura Uygulaması, iş ortağımız Netle çözümleri ile kurumlara uyarlanmaktadır. Kurumlar arasında, daha hızlı, para ve zaman anlamında daha az maliyetli ve çevreci biçimde faturalaşmayı sağlayan E-Fatura, Netle çözümleriyle hazırlanabilmektedir.

E-fatura çözümünün temel özellikleri nedir?

1. Süreç odaklı: E-fatura hazırlık, gönderim ya da alım süreci kurum gereksinimlerine göre özelleştirilebilir. Kurum tüm bu işlemleri bir sürece bağlı olarak yönetebilir ve rol ya da kişi tabanlı onay sistemleri ile e-fatura işlemlerini etkin sürelerde tamamlayabilir.

2. Hazır Arşivleme Modülü : E-fatura gönderimi ya da alımı sonrasında sistemde saklanması gereken UBL-TR biçimindeki elektronik fatura kayıtları arşiv modülünde saklanmaktadır. Bu modülde yapılacak yetki düzenlemesi ile fatura bilgilerine erişim denetim altına alınabilir ve ayrıca istenirse içinden ya da üst bilgilerinden arama yapılarak sistemdeki eski kayıtlı e-fatura bilgisine erişim yapılabilir.

3. Alış Faturaları / Masraf Merkezi : Çevrimiçi ya da çevrimdışı ile gelen e-fatura kayıtları iki yöntem ile ERP sistemine işlenebilir. İlk yöntem; gelen e-fatura bilgisi alış faturası olarak saklanabilir. Bu durumda tedarikçi ürün kodları ile etkin olarak kullanılan ERP ürün / hizmet kodlarının birbirlerine bağlantısı yapılır ve sistem denetim formuna kayıt atarak ara denetim sonrasında ERP ortamına ürün/hizmet kodlarını değiştirerek alış faturasını saklar. Diğer yöntemde ise, e-alış faturası, kurumun masraf merkezlerine göre dağıtılarak saklanabilir. Bu durumda muhasebe hesap kodlarının tanımlı ve ilgili faturalara göre eşleştirilmesi gerekmektedir. Eşleme sonrasında alış faturası türüne göre sistem karar verir ve ilgili ERP işlemini çalıştırarak faturaları saklar.

4. Diğer Faturalar : E-fatura sürecine dahil olmamış tedarikçilerin alış faturaları tarama ve sayısallaştırma adımlarından sonra sisteme otomatik olarak ERP kayıtları şeklinde saklanablir. Ara form onayı ile denetim yapıldıktan sonra farklı tedarikçilerden gelen alış faturaları etkin olarak kullanılan e-fatura sistemine dahil edlir ve sonrasında e-fatura temel süreç adımları işletilir.

5. Kayıtlı Kullanıcı Listesi : Netle Yazılım e-fatura çözümleri ile yerel sistemde kullanılan ERP paketindeki müşteri kartları otomatik olarak web servis kullanımı ile güncellenmektedir. Bu güncelleme özelliği ile e-fatura kapsamında olan bir müşteriye geçersiz/yanlış fatura kesmenin önüne geçilmektedir. Bu servisin kayıtları Netle Yazılım tarafından, GIB kaynağı baz alınarak yapılmaktadır.

6. Kayıtlı Kullanıcı Web Servisi : E-fatura projesi kapsamında portala kayıtlı kullanıcıları isim ile sorgulamak için Netle Yazılım tarafından ücretsiz kullanılabilir ve kurum adı ile sorgulanabilir bir web servis uygulaması tasarlanmıştır. Bu uygulama ile kurumlara ilişkin sorgulamaları yapabilirsiniz..

E-fatura uygulaması nedir?



E-Fatura uygulaması, açık standartlara uygun olarak hazırlanan elektronik belge biçimindeki faturaların güvenli ve sağlıklı bir biçimde dolaşımını sağlamak amacı ile GİB tarafından oluşturulan bir uygulamadır. Uygulamadan, anonim ya da limited olan tüm kurumlar yararlanabilmektedir.

Firmalar hangi yazılımlar üzerinden e-fatura kesebilirler?

Usul ve esasları GİB tarafından belirlenen E-Fatura uygulamasını kullanabilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı’ nın onayı gerekmektedir. Netle Yazılım, Türkiye’de e-fatura uygulamasında entegrasyon testlerini ilk geçen yazılımları kullanmaktadır. Arka ofiste kullanılan KKP paketi ne olursa olsun, anonim ya da limited şirketler Netle çözümleriyle e-fatura uygulamasını kullanabilirler.

Kullanıcılar hem kağıt hem e-fatura düzenleyebilecek mi?

E-fatura uygulamasından yararlanma hakkı bulunan şirketler, genel hükümler çerçevesinde, kağıt fatura da düzenleyebilirler. Bu bakımdan e-fatura uygulaması, kağıt fatura düzenleme yanında şirketlerin kullanabilecekleri daha hızlı ve düşük maliyetli bir alternatif olarak kullanılabilmektedir. Ancak aynı fatura bilgisi hem basılı hem de elektronik olarak, tekrarlı biçimde düzenlenemez.

Saklama (Arşivleme)

Alınan ya da gönderilen her e-fatura bilgisi (ubl-tr/xml) sistemde saklanmalıdır. Saklanan bu bilgi yedeklenmeli, değiştirilmemeli, korunmalı, aranabilmeli ve gereksinim durumunda izlenerek tekrar kağıt ortamına çıktı üretebilmelidir. (Daha fazla bilgi için e-fatura arşivleme adresini ziyaret edebilirsiniz)

Firmalar tüm müşterilerine e-fatura gönderebilecek mi?

E-fatura uygulaması, GİB üzerinde tanımlı (kayıtlı ve mühür onayı almış) kurumlara fatura gönderimine ve bu kurumlardan fatura alımına olanak sağlamaktadır. Uygulamada belirtilen esaslar harici yollarla gönderilen herhangi bir elektronik belge yasal olarak kabul edilmemektedir. Netle Yazılım, e-fatura çözümleri ile, kullanıcılarının bu uygulamayı eksiksiz ve sorunsuz şekilde kullanması için her türlü destegi sunmaktadır.

E-fatura kullanımında son durum nedir?

E-fatura uygulamasını talep eden kurum sayısı her geçen gün artmaktadır. Gelen talepler incelendiğinde, iletişim (Turkcell, Vodafone, Avea, TTNet vb.) firmaları tarafından hazırlanan fatura belgeleri ile yani EFKS (Elektronik Fatura Kayıt Sistemi) belgeleri ile e-faturanın karıştırıldığı anlaşılmaktadır. EFKS sistemi, E-fatura öncesinde hazırlanan özel bir sürümdür. Bu sürüm, sadece çok sayıda fatura kesen belli kurumlara özel olarak hazırlanmıştır. Bu kurumlar da, bir süre sonra e-fatura sistemine geçiş yapmak zorunda kalacaklardır.
Netle e-fatura çözümlerine ilişkin pilot müşteri testleri tamamlanmıştır. Yeni müşterilerde, e-fatura uygulamasına geçiş çalışmaları, son aşama olan uyarlama aşamasına gelmiştir.

Uygulama firmalara ne gibi artılar sunuyor?

E-Fatura, kurumlar arasında daha hızlı, zaman ve para anlamında daha az maliyetle fatura kesmeyi sağlamaktadır. Uygulama, hız ve güvenliğin yanı sıra çevreci yönüyle öne çıkmaktadır ve kağıt kullanımını tamamen ortan kaldırmaktadır.